Niezależnie od tego, czy organizujesz szkolenie sam, czy zlecasz to komuś innemu, powinieneś znać dokładną dokumentację dotyczącą jego przebiegu oraz realizacji. Tylko w ten sposób będziesz mógł mieć wszystko pod kontrolą i przewidzieć ewentualne zagrożenia bądź nieprawidłowy rozwój jakiegoś z podpunktów. Dzięki temu szybciej zainterweniujesz i usuniesz bądź złagodzisz taką nieplanowaną sytuację.
Dlatego powinieneś mieć scenariusz szkolenia, a w nim zawarte krok po kroku wszystkie wydarzenia szkoleniowe i okołoszkoleniowe z uwzględnieniem czasu planowanego oraz ewentualnych czasowych przesunięć. W każdym scenariuszu będą także plany awaryjne, czyli co zrobić w nagłej sytuacji – np. awaria prądu, odwołanie zajęć przez jakiegoś prowadzącego (bo np. nie zdążył dojechać albo zdarzył się jakiś wypadek) czy przedłużające się problemy techniczne. Przewiduj. Miej listę telefonów alarmowych, swoich fachowców, zorganizuj ewentualne zastępstwa trenerów, jeśli któryś się nie pojawi. Nie zostawiaj wszystkiego w rękach wykonawcy.
Każdy uczestnik szkolenia powinien mieć odpowiednio wcześniej dostęp do harmonogramu. Harmonogram będzie zawierał dokładną nazwę szkolenia oraz opis wszystkich dni i zajęć (pamiętaj o szczegółach! Zadbaj o to, by każdy trener/prowadzący miał swój biogram, a wykład/warsztaty – kilka zdań objaśniających tematykę i warunki zaliczenia danego przedmiotu). Harmonogram uwzględnia również przerwy pomiędzy zajęciami, jak i te na kawę czy najdłuższą, obiadową.
Dokument, który jest równie ważny dla Ciebie to kosztorys szkolenia. Co się w nim zawiera?
-
Koszty bezpośrednie – koszty dydaktyki: wykłady, warsztaty i inne zajęcia (z liczbą godzin i stawką za godzinę), koszty promocji – reklamy, materiałów szkoleniowych oraz pomocy i sprzętów dydaktycznych, które są niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, koszty zakupów wyposażenia, wynagrodzenie pracownika administracji, który prowadzi dokumentację. W kosztach bezpośrednich wlicza się również ZUS.
-
Koszty pośrednie – do 30% z kosztów bezpośrednich.
-
Bilans przychodów i wydatków – obejmujący wpłaty uczestników za możliwość skorzystania ze szkolenia oraz dofinansowania z innych źródeł.
Pamiętaj, że jeśli organizujesz szkolenie dla pracowników Twojej firmy, na każdy dzień powyżej 4 godzin jesteś zobowiązany zapewnić uczestnikom krótszą przerwę na kawę i dłuższą przerwę obiadową. Jeśli szkolenie odbywa się w innym mieście, organizujesz transport i ewentualny nocleg.
