Przygotowanie konferencji to spore wyzwanie organizacyjne. Aby wydarzenie przebiegało bez zarzutów należy już zawczasu zastanowić się nad pewnymi kwestiami. Musimy wiedzieć przede wszystkim, ilu uczestników konferencji przewidujemy i jaka sala będzie w związku z tym potrzebna. A to dopiero początek.
Planowanie budżetu
Jednym z pierwszych kroków powinno być obliczenie budżetu. Trzeba ustalić maksymalny limit wydatków, ale też warto być nieco elastycznym. Na konferencji trudno nam będzie zaoszczędzić. Na pewno nie warto tego robić kosztem jakości poszczególnych prezentacji i prelekcji oraz komfortu uczestników. Na pewno powinniśmy uwzględnić pewne nieoczekiwane wydatki.
Ustalenie daty wydarzenia
Kolejne decyzje dotyczą daty rozpoczęcia i zakończenia konferencji. Należy skontaktować się z jej uczestnikami i upewnić, czy w danym terminie będą mogli wziąć udział w wydarzeniu. Decydując o dacie warto zajrzeć do terminarza branżowych imprez. Może okazać się, że w tym samym czasie planowana jest inna, duża impreza branżowa i wielu zaproszonych gości będzie musiało zadecydować, czy wybrać naszą konferencję czy konkurencyjne wydarzenie.
Wybór ostatecznej lokalizacji
Ostateczny wybór miejsca konferencji powinien być podyktowany względami praktycznymi. Jeżeli konferencja jest jednodniowa, warto wybrać ośrodek, do którego uczestnicy dotrą szybko i bez zbędnych utrudnień np. hotel zlokalizowany w centrum miasta. Jeżeli planujemy wydarzenie kilkudniowe dobrym wyborem może okazać się konferencja wyjazdowa zorganizowana w atrakcyjnym miejscu.
Nie należy wybierać w ciemno. Nawet, jeżeli dane miejsce jest bardzo oddalone od siedziby naszej firmy, warto udać się do niego osobiście i poznać warunki, z jakimi będziemy mieli do czynienia podczas konferencji. Może okazać się, że sale jest duża i pomieści wszystkich naszych gości, ale nagłośnienie nie spełnia standardów albo brakuje sprzętu niezbędnego do prezentacji multimedialnych.
Będąc na miejscu mamy także szersze pole do negocjacji ceny. Nie musimy godzić się na pierwszą cenę, którą zaproponuje nam dany hotel czy ośrodek. Wielu właścicieli będzie wolało obniżyć cenę za wynajem i zarobić, niż stracić potencjalnego klienta.
