Na sukces konferencji składa się szereg czynników – dobre przygotowanie jest w związku z tym niezbędne, by sprostać oczekiwaniom gości, zaproponować im interesujący program i dodatkowe atrakcje. Praca nad przedsięwzięciem, w zależności od liczby uczestników i czasu trwania, może zająć od kilku do nawet kilkunastu tygodni. Najlepszym wyjściem jest sporządzenie planu i podzielenie przygotowań na etapy – wówczas nie zapomnimy o najważniejszych kwestiach, które decydują o przebiegu konferencji i wrażeniach uczestników.
Sprofilowanie konferencji
Planując szereg spotkań konferencyjnych, musimy określić ich tematykę – jest to pierwszy krok, który umożliwi realizację dalszych działań. Wybór tematu przewodniego pozwala przewidzieć, na jak wielkie zainteresowanie możemy liczyć – zarówno jeśli chodzi o uczestników czynnych, jak również biernych. Świadomie możemy zdecydować się na spotkanie w ścisłym gronie ekspertów lub rozszerzenie obrad o tematy, które cieszą się zainteresowaniem także osób postronnych. W zależności od rangi wydarzenia konieczne będzie zabezpieczenie odpowiednio wysokiego budżetu. Sprofilowanie konferencji może okazać się również pierwszym krokiem do pozyskiwania sponsorów i partnerów.
Miejsce obrad
Wybór sali konferencyjnej ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Podczas tego rodzaju wydarzeń uczestnicy spędzają bardzo wiele czasu w pomieszczeniu, więc zadbanie o ich komfort powinno być priorytetem. Zbyt mało przestrzeni, krzesła ulokowane zbyt blisko siebie lub niezapewnienie wystarczającej liczby miejsc siedzących, to poważne niedopatrzenia, które będą rzutowały na wrażenia uczestników. Dobrze, jeśli wybrana sala znajduje się w miejscu o łatwym dojeździe – jest to szczególnie istotne dla osób z innych miast.
Szczegóły, które zostaną zapamiętane
Merytoryczna strona konferencji jest oczywiście kluczowa, ale niekiedy o odczuciach uczestników decydują drobnostki. Dodatkowe materiały konferencyjne, profesjonalnie przygotowane ulotki i plakaty oraz zapewnienie bufetu kawowego w przerwach jest zawsze dobrze postrzegane. Dokumentacja filmowa i zdjęciowa pozwoli nie tylko wrócić do poruszanych kwestii po zakończeniu konferencji, ale będzie stanowiła także reklamę wydarzenia i jego organizatorów.
