Zadanie zorganizowania konferencji nie należy do najłatwiejszych i wymaga od osoby odpowiedzialnej szeregu cech. Przede wszystkim jednak, organizator konferencji powinien być ułożony, terminowy i zapobiegawczy. Opisujemy, co krok po kroku należy załatwić w trakcie realizacji wydarzenia.

Najczęściej prezes firmy do przeprowadzenia konferencji wybiera osobę, która odznacza się perfekcyjnymi umiejętnościami organizatorskimi, logistycznymi oraz kierowniczymi. Nie każdy jednak rodzi się z zestawem tych cech i zwyczajnie musi nabrać wprawy. Oto krótki poradnik, który szybko wprowadzi cię w tajniki organizacji wydarzeń o charakterze konferencyjnym.

Profil i goście

Na początku należy zarysować ogólną koncepcję eventu. Odpowiedz sobie na pytanie, w jakim celu i dlaczego organizujesz tę konferencję. Potem zastanów się nad tym, kto ma być typowym odbiorcą wydarzenia oraz gdzie i kiedy ma się ono odbyć. Następnie spróbuj sformułować główny temat konferencji oraz określ dokładną listę prelegentów tak, aby móc zarezerwować odpowiednią salę.

Pilnuj budżetu

Teraz możesz przejść dalej i spróbować zarysować harmonogram, uwzględniający to ile czasu będzie trwała konferencja, ile zajmą poszczególne wystąpienia oraz kiedy odbędą się przerwy. Oczywiście twoja dokładna rozpiska wydarzeń będzie zależeć od tego, jak bardzo skomplikowane będzie to wydarzenie. W sytuacji dość schematycznych spotkań, najczęściej wystarczy ogólny plan, jednak w przypadku bardziej złożonych konferencji dobrze podać możliwie jak najwięcej szczegółów. Pozwoli to lepiej kontrolować przebieg wydarzeń. Teraz możesz określić kosztorys. Jest to niezwykle ważne, ponieważ od budżetu, jakim dysponujesz zależy to, czy goście będą mieć zapewnione spanie i posiłki. Od budżetu zależy również to, jakiej rangi obiekt będziemy mogli wynająć.

Miejsce wydarzenia

Jeśli chodzi o wybór miejsca na konferencję, to dobrze jeśli w jakiś sposób wiąże się ono z tematem wydarzenia. Nie zawsze jest to realne, jednak jeśli organizujesz konferencję dla architektów, zdecyduj się na obiekt, odznaczający się ciekawą i nowoczesną bryłą. Pamiętaj, aby koniecznie skontrolować sprzęt oraz obsługę techniczną w interesującym cię obiekcie. To w końcu od tych elementów zależy sprawy przebieg, a tym samym sukces wydarzenia.

Zaproś i pożegnaj się

W tej chwili najpopularniejszą formą zaproszenia na konferencje jest droga mailowa. Zdarza się również, że organizatorzy przeprowadzają rejestrację uczestników. Niezależnie od wybranej formy, zawsze należy poprosić o potwierdzenie przybycia. Po udanym zakończeniu, zadbaj o to, aby wszyscy goście otrzymali informacje zwrotną. Należy w niej zawrzeć podziękowania za przybycie oraz krótkie podsumowaniem konferencji.